日本のプロジェクトでもPMO（プロジェクトマネジメントオフィス）という役職が一般化しつつありますが、役割がいまいちよくわからないケースも多いでしょう。そこでPMOはPM（プロジェクトマネージャー）とどう違うのか、どのようなスキルが求められるのか、などについて解説します。
PMOとPMの違い
PMはプロジェクトのリーダーで、プロジェクトをまとめる立場にあります。具体的には、スケジュール管理、成果物の管理、クライアントとメンバーの橋渡し役、などを担います。それに対して、PMOはプロジェクト全体ではなくプロジェクト内の各タスクの責任者です。
詳しくは後述しますが、組織図的にはPMがトップにいて、その下に各PMOが付くイメージです。ただし例外的にITコンサルなどではPMOが別の定義で使われています。ITコンサルでのPMOはプロジェクトを円滑に進めるマネージャー的な役割なので、少し定義が異なることを知っておくと良いでしょう。
このようにPMOは同じIT業界内でも微妙に意味合いの異なる役職として使われることがありますが、基本的にはPMの下で各タスクを管理する役割になります。
PMOの種類と役割
PMOには以下の三種類があります。
- PMOアドミニストレータ
- PMOエキスパート
- PMOマネージャー
プロジェクトによって厳密な線引きはまちまちで、たとえばある現場ではPMOアドミニストレータが担当している業務を、別の現場ではPMOエキスパートが担当しているようなケースもあります。そのため、あくまでも種類の役割を大まかに捉えることが重要です。
それぞれの役割について解説していきます。
PMOアドミニストレータ
アドミニストレータとは、コンピュータやインフラなどの設備を良好な状態に保つ責任者のことです。そのためPMOアドミニストレータもコンピュータやインフラに対して責任を持つのですが、それだけではありません。
PMOアドミニストレータの場合アドミニストレータから業務が派生して、現場の事務全般の管理者となっています。開発に必要な設備をはじめ、開発に使う資料、コンピュータ内のデータに対しても権限と責任を持つケースが多いです。
PMOエキスパート
次にPMOエキスパートは、プロジェクトの環境、ルールの管理者です。プロジェクト内での会議室の使い方などの基本ルールや、開発に使うツールの選定や管理も行うことが多いです。IT、非ITの両側面からプロジェクトを下支えします。
PMOマネージャー
PMOマネージャーは、現場のマネジメント業務全般を行います。PMOの中のリーダーとも言える立場です。役割としてはPMに近く、たとえばメンバーの勤怠管理、教育、組織予算管理、などを行います。またPMOの中のリーダーなので、PMOの管理も行います。
役割がPMと重複する部分がありますが、PMほどソースコードや設計書などの成果物に直接触れる機会はありません。PMに比べると技術以外の部分でプロジェクトを支えることが多いでしょう。
PMOに必要なスキル
PMOに必要なスキルとして、以下のようなものが挙げられます。
- コミュニケーションスキル
- 資料作成スキル
- ITスキル
コミュニケーションスキル
上で説明した通り、PMOが決定、管理している方針に沿ってプロジェクトが進行していきます。つまり、エンジニアなどの開発メンバーにとってはPMOが重要な行動指針になるのです。PMOの仕事がプロジェクト全体に大きな影響を与えると言っても過言ではないでしょう。
そのため、PMOはプロジェクト内のメンバーに必要な情報を随時相手にわかりやすく伝える必要があります。たとえばドキュメントのフォーマットが変更になった、現場のルールが変わった、といったことがあるかと思いますが、その際いかにメンバー全員に周知するかなども考えなければなりません。
重要なことほどメールや文書に残すことが多いのですが、それだけだと見落とされる可能性もあるため、ミーティングや個別に必要情報を伝えることになります。「PMOの言っていることがよくわからない」「PMOに要望を伝えたいのにうまくかみ合わない」なんてことになるとプロジェクトのメンバーにとって不幸です。
正確に情報を伝える力、相手の話を汲み取って理解する力、ある程度の親しみやすさ、などが重要になります。
資料作成スキル
ITの開発現場では、驚くほどに資料が多いです。特に業務系のシステムだとバグが許されないため、品質担保のための資料や、各所に報告するための資料作成がルール化されているのです。上で説明した通りPMOは各タスクの責任者、管理者なので、資料を作る機会も多くなります。
プロジェクト内では開発に使用するルールやちょっとしたミーティングルームの使い方が変更になるような機会は多いですが、だいたいそのたびに資料を作成し、メールなどで周知することになるでしょう。
またプロジェクト内部だけでなく、クライアントやその他外部の提携機関に対しての報告資料も多いはずです。つまり、正確かつ素早く資料を作成することが求められます。現場によって資料作成に使うツールはまちまちですが、多くはExcel、Word、PowerPointなどのマイクロオフィスのソフトを使います。
あくまで資料の中身が重要なので、資料を作る際のソフトの使い方などはそこまで難しくありません。
ITスキル
ITスキルとあえて抽象的な書き方をしましたが、PMOに求められるITスキルは広く浅いです。たとえばプログラミングに関するある程度の知識があって、現場で開発されているソースコードを見てなんとなく内容が理解できた方が良いです。
しかし自分でプログラムを書くことはないので、エンジニア並にプログラミングできなければならないわけではありません。またPMOは専門タスクが明確に割り振られているため、PMのようにソースコードレビューに参加して納品物に対する責任を負う可能性も低いでしょう。
なのでソースコードレビューできるレベルにコードを理解する必要もないのです。ただしそのプロジェクトでどのような開発環境が用いられているのか、エンジニアが何を考えているのか、などは知っておいた方が良いです。
開発環境の状況がわかっていないと不具合に対応できず、またベストなツール選定なども行えないでしょう。PMや開発メンバーに丸投げして言われるがままにルールを決めるのはPMOとしてNGです。
まとめると、ソースコードを完璧に理解したり直接プログラミングする必要はないが、開発現場のIT状況を理解して、エンジニアと普通にコミュニケーションが取れるくらいのITスキルは必要、だということです。
具体的には、github？マージ？ブランチ？なにそれ？リリースとかバージョン管理とかよくわからん、なんてことになると大変です。エンジニアからもこの人大丈夫なの？と思われてしまうでしょう。
PMOは臨機応変な対応力が求められる
臨機応変さや対応力などは抽象的すぎるので、あえてスキルのところでは挙げませんでした。しかし重要なことではあります。エンジニアのように技術に特化しているわけではなく、幅広い視野を持って現場のマネージメントを行います。
現場ではトラブルを含む様々なことが起こるため、その都度考えて対応しなければならないのです。ルール化されていないこともあり、むしろルールを考えるもPMOの役割です。抽象的で言語化するのが難しいのですが、PMOには現場で視野を広げて、現場の開発を効率化したりメンバーが働きやすい環境にするためのアイデアや地道な作業が求められます。
